Правила обработки
персональных данных контрагентов

Вступили в силу 25.05.2018
Редакция от 23.07.2019

Уважаемые господа,
С целью обеспечения конфиденциальности и прозрачности обработки персональных данных и в соответствии с принципами честной информационной практики и применимыми положениями, касающимися защиты персональных данных согласно Европейской Регуле № 2016/679 от 27 апреля 2016 года «О защите физических лиц в отношении обработки личных данных и о свободном движении таких данных» (далее в тексте – Регула) , сообщаем вам, что администратором ваших предоставленных личных данных является Clever Reactor SIA (далее Компания) с офисом в г. Рига, ул. Тербатас, дом 4, офис 23, внесенная в Реестр предпринимателей Латвийской Республики 29 сентября 2010 года под номером 40103327129.

Содержание документа

В данном документе разъясняется, как Компания обрабатывает персональные данные контрагентов в рамках осуществления своей хозяйственной деятельности и ведет их учет в соответствии с применимыми положениями закона.

Сбор данных

Мы собираем ваши персональные данные несколькими способами:

• Данные, которые вы предоставляете о себе, например, когда вы заключаете и подписываете договор, предоставляете нам информацию по телефону, электронной почте или с помощью любых иных средств связи.
• Данные также могут быть получены от третьих лиц, например, от общих партнеров по сотрудничеству.
• Данные также могут быть получены из общедоступных источников, таких как регистры или опубликованные веб-сайты.

Использование персональных данных

Мы обрабатываем данные контрагента для следующих целей: 

• Подготовка и подписание договора (предложения или заказа), а также действия до заключения договора, в том числе: 
  • Отправка предложения,
  • Обсуждение условий сотрудничества,
  • Контакт по вопросам, связанным с договором (предложением или заказом),
  • Подписание договора,
  • Хранение договора;
• Выполнение заключенного договора (предложения или заказа), в том числе:
  • Подтверждение принятия поручения или заказа,
  • Kонтакт по вопросам, связанным с выполнением договора или заказа,
  • Реализация действий требуемых для выполнения договора или заказа (например, организация доставки, таможенных операций);
• Обеспечение послепродажного (гарантийного) обслуживания;
• Ведение финансовой и бухгалтерской документации;
• Проверка контрагента на надежность;
• Мониторинг оплат, а также рассмотрение и защита претензий в рамках вопросов сотрудничества;
• Планирование предоставления услуг, внутреннее управление и отчетность;
• Маркетинг собственных продуктов. 

Перечень обрабатываемых данных

Мы собираем и обрабатываем минимально необходимые базовые данные для осуществления сделок между нашей компанией и контрагентами, в которых заинтересованы обе стороны. Для каждого процесса и цели мы собираем разные типы данных, которые могут включать: 

• имя / фамилию представителя, название фирмы или деятельности,
• идентификационный код (например, код клиента, дата рождения),
• адрес (юридический, физический) и контактные данные (например, улица, номер дома, почтовый код, адрес электронной почты, телефон),
• другие идентификационные данные (номер регистрации предпринимательской деятельности, номер и дата выдачи удостоверения личности),
• банковские данные (например, номер счета, название банка),
• организационные данные (например, должность/функция, сфера ответственности контактного лица),
• базовые данные из договоров (например, дата заключения, номер договора, предмет договора, продолжительность, стоимость или цена предмета договора, условия предоставления услуги, характеристики товара),
• информация касающаяся транспортных услуг по доставке товара,
• номера, даты, цена и содержание счет-фактур, а также других финансовых и бухгалтерских документов.

Правовая основа обработки персональных данных

Использование персональных данных имеет различные правовые основы:  

• Мы используем персональные данные, потому что обработка ваших персональных данных необходима
• для выполнения договорных обязательств уже заключенных договоров, или с целью заключения будущих договоров (согласно со Статьей 6 (1) b оригинальной версии Регулы на английском языке). 
• для соблюдения или выполнения юридических обязательств, которым мы подчинены в соответствии со Статьей 6 (1) c Регулы; в частности, мы обязаны соблюдать положения;
• закона Латвийской республики от 01 января 2013 г. о налогообложении товаров и услуг,
• закона Латвийской республики от 01 января 1993 г. о бухгалтерском учете.
• для установления, осуществления или защиты правовых требований или правоохранительной деятельности в судах (в соответствии со Статьей 9 (2) f  Регулы)
• для целей, вытекающих из юридически обоснованных интересов, реализуемых нами или третьей стороной в соответствии со Статьей 6 (1) f Регулы. Юридически обоснованные интересы в основном сосредоточены на:
• Проверка контрагента и гарантия продажи,
• Мониторинг оплаты и востребование задолженностей по оплатам, а также рассмотрение и защита претензий в рамках вопросов сотрудничества,
• Планирование предоставления услуг,
• Внутреннее управление и отчетность,
• Маркетинг собственных продуктов.

Несмотря на то, что сбор и использование данных основаны на наших юридически обоснованных интересах, вы имеете право возражать против обработки. В этом случае мы прекратим дальнейшую обработку ваших персональных данных, если мы не продемонстрируем наличие действительных законных оснований для обработки.

• Мы также можем обрабатывать ваши персональные данные, если вы дадите нам согласие. (в соответствии со Статьей 6 (1) a Регулы) – это касается преимущественно ведения маркетинговых исследований и статистики.

В этом случае вы всегда можете отозвать согласие на обработку ваших данных, на которую вы дали согласие, – полностью или частично в соответствии с вашим выбором. Отзыв согласия не повлияет на законность обработки на основании вашего согласия до его отзыва.

Защита персональных данных

В большинстве случаев ваша персональная информация обрабатывается автоматически без доступа к ней кого-либо из сотрудников Компании. В случае если такой доступ понадобится, то он может быть предоставлен только тем сотрудникам Компании, которые непосредственно нуждаются в этом для выполнения своих задач. Для защиты и обеспечения конфиденциальности данных все сотрудники проинформированы и соблюдают внутренние правила и процедуры в отношении обработки персональной информации. Они также следуют всем техническим и организационным мерам безопасности, действующим для защиты вашей персональной информации.

Компания также внедрила достаточные технические и организационные меры для защиты персональной информации от несанкционированного, случайного или незаконного уничтожения, потери, изменения, недобросовестного использования, раскрытия или доступа, а также иных незаконных форм обработки. Данные меры безопасности были реализованы с учетом современного уровня техники, стоимости их реализации, рисков, связанных с обработкой и характером персональной информации.

Предоставление персональных данных

Мы имеем право передавать ваши личные данные следующим третьим лицам исключительно в юридически обоснованных целях:

• Сотрудничающим субъектам, когда предоставление информации необходимо для выполнения нами договора и сопутствующих обязательств по нему (например, осуществление транспортной доставки товара, шеф-монтажных работ и т.п.),
• Другим субъектам в случае, если субъект обязан это сделать, например, в соответствии с применимым судебным постановлением или законом,
• Другим субъектам в случае получения согласия субъекта персональных данных,
• Поставщикам товаров и услуг, которые обрабатывают данные по исключительному запросу со стороны администратора данных (Clever Reactor), и которые обязаны защищать переданные им данные согласно Регуле.

Персональные данные могут быть предоставлены субъектам в третьих странах после обеспечения адекватного уровня защиты и в соответствии с применимым законодательством. Обеспечение адекватного уровня защиты будет произведено благодаря использованию технических средств, а также благодаря внедрению стандартных договорных пунктов о неразглашении полученной персональной информации, оговоренных в Регуле.

Срок хранения

Данные хранятся в течение периода, необходимого по закону, или периода, необходимого для реализации договора или для реализации других целей, для которых производится их обработка.

Обязанность предоставления персональных данных

Данные предоставляются добровольно. Однако они необходимы для заключения и реализации договоров, а также ведения документации, требуемой законом. Данные файлов cookies собираются автоматически исключительно для целей, указанных ниже.

Ваши права

У вас есть право требовать доступ к своим персональным данным. В большинстве случаев у вас есть также право требовать исправления своих персональных данных, их удаления и ограничения обработки.

У вас есть право возражать против обработки ваших персональных данных, несмотря на то, что их  сбор и использование основаны на взаимном юридически обоснованном интересе. В случае вашего возражения мы прекратим дальнейшую обработку ваших персональных данных, если мы не предъявим наличие действующих законных оснований для дальнейшей обработки.

Если по каким-то причинам вы не удовлетворены тем, как мы обрабатываем вашу персональную информацию, пожалуйста, сообщите нам, и мы рассмотрим вашу претензию. Если вы не будете нашим ответом, вы имеете право подать жалобу в компетентный орган.
Если ваши персональные данные будут обрабатываться для других целей, вы будете об этом проинформированы.

Контакты

Если вам необходимо воспользоваться вашими правами, свяжитесь с нами по адресу электронной почты: info@cleverreactor.com

Авторское право

Все права на товарные знаки, логотип и другую интеллектуальную собственность на сайте cleverreactor.com принадлежат собственникам компании Clever Reactor SIA.

Как мы используем файлы cookie и другие подобные технологии на сайте или при использовании вами наших сервисов

Что такое файлы cookie и для чего их используют

Файлы cookie – это небольшие текстовые файлы, размещенные на устройстве, которое вы используете для доступа к сайтам. Они содержат информацию, которая собирается с вашего устройства и отправляется обратно на сайты при каждом последующем их посещении для того, чтобы помнить ваши действия и предпочтения по истечении времени.

На нашем сайте используются следующие типы файлов cookie:

• строго необходимые файлы cookie / технические файлы cookie: эти файлы cookie необходимы для работы сайтов и предоставления вам сервисов;
• статистические / аналитические файлы cookie: эти файлы cookie позволяют распознавать пользователей, подсчитывать их количество и собирать основную техническую информацию;
• технические файлы cookie: эти файлы cookie собирают информацию о том, как пользователи взаимодействуют с сайтами и/или сервисами, что позволяет выявлять ошибки и тестировать новые функции для повышения производительности сайтов и сервисов;
• функциональные файлы cookie: эти файлы cookie позволяют предоставлять определенные функции, чтобы облегчить использование вами сайтов, например, сохраняя ваши предпочтения (такие как язык и местоположение).

Как долго файлы cookie хранятся на вашем устройстве

Мы используем информацию, содержащуюся в файлах cookie только для указанных выше целей, после чего собранные данные будут храниться на вашем устройстве в течение периода, который может зависеть от соответствующего типа файлов cookie, но не превышая срока, необходимого для достижения их цели, после чего они будут автоматически удалены из вашей системы.
При первом посещении сайтов может быть запрошено ваше согласие на использование файлов cookie. Если после того, как вы одобрили использование файлов cookie, вы захотите изменить свое решение, вы сможете сделать это, удалив файлы cookie, хранящиеся в вашем браузере (обычно это можно сделать в настройках браузера – пожалуйста, обратитесь к руководству по работе с браузером или сайту его разработчика). После этого может быть снова отображено всплывающее окно, запрашивающее ваше согласие, и вы сможете сделать иной выбор. Если Вы отказываетесь от использования файлов cookie, это может привести к тому, что некоторые функции сайта будут вам недоступны, и повлияет на возможность использования вами нашего сайта.